امروزه در عصر حاضر ارتباطات یکی از اولین عناصر و اساسی ترین اصل مورد نیاز بشر است، علوم ارتباطات یکی از بنیادی ترین دانش ها و مهمترین عوامل پیشرفت انسان امروزی و شالوده و زیربنای سایرعلوم قرن حاضر است.روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار و اصلی‌ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان می باشد. روابط عمومی، هنر و علم اجتماعی است که درون و برون دستگاه را به هم پیوند داده و هدف و چگونگی کلید برنامه ها را ترسیم می کند. اکنون اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاع رسانی در همه عرصه ها پیشتاز است، دوچندان شده، به گونه ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها و دوامشان در عرصه فعالیت‌های تخصصی به عملکرد روابط عمومی های آن وابسته است.
اصطلاح روابط عمومی، ترجمه واژه انگلیسی Public Relations برای نخستین بار در آمریکا در اتحادیه راه آهن به کار برده شد و در ایران نخستین بار در شرکت نفت به کار رفته و دفتری در آن شرکت ایجاد شد. روابط عمومی را در زبان عربی (العلاقات العامه) ترجمه کرده اند. فعالیت های گوناگونی از روابط عمومی از سوی صاحب نظران، کارشناسان و مؤلفان کتابهای این رشته بیان شده است از جمله : رکس هارلو از پیشگامان روابط عمومی در جهان می گوید: روابط عمومی دانشی است که به وسیله آن سازمان ها آگاهانه می کوشند تا بر مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند و بتوانند تفاهم و پشتیبانی کسانی که برای توسعه اهمیت دارند را به دست آورند. در این باره انجمن روابط عمومی آلمان می گوید: روابط عمومی، تلاش آگاهانه و قانونی به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، بر اساس تحقیق علمی و عملی صحیح و مستمر، میسر است. انجمن جهانی روابط عمومی نیز گفته : روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است و عملی ممتد، مداوم و طرح ریزی شده است که از طریق آن افراد و سازمان ها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی که با آنها سر و کار دارند را به دست آورند.
به همین دلیل توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می‌تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است.باید توجه داشت که روابط عمومی نقشی مهمی را در تعیین، شکل دهی و برنامه‌ریزی اجرای سیاست‌های راهبردی یک سازمان ایفا می‌کند و درک اهمیت روابط عمومی به عنوان بخشی از مدیریت استراتژیک به منزله یافتن نوعی مهارت مبارزه برای پیشرفت در سازمان تلقی می‌شود.
روابط عمومی فرصتی مناسب را در اختیار مدیریت یک سازمان قرار می‌دهد که تصویر شفاف‌تری از آنچه در محیط سازمان و همچنین جامعه در جریان است یافته و برای پیشرفت هرچه بیشتر از آنها استفاده کند از این رو باید گفت یک روابط عمومی خوب می‌تواند نقش مناسبی را در پیوند مدیران و کارکنان داشته باشد مثل خونی که در رگ‌های سازمان جاری است و تکاپو و جنب و جوش سیستم را ملموس می‌کند.
قطعا اعمال مدیریت شایسته در هر سازمان یا شرکتی، نیاز به اطلاعات و آگاهی های متقن، به روز، واقعی و کارآمد از آن سازمان و جامعه دارد.در دنیای کنونی که به عصر ارتباطات شهره شده است دستیابی به این اطلاعات و آگاهی ها نیاز به روابط عمومی قوی ،پایدار و هوشمند را ضروری جلوه می دهد.
یک روابط عمومی هوشمند باید 5 ویژگی" استراتژی مداری و برنامه محوری،استاندارد سازی و فرآیند سازی ارتباطی،ساختارسازی و تشکیلات روابط عمومی ،سیستم سازی ارتباطی،مهارتهای ارتباطی(کلامی و غیر کلامی) و در نهایت سبک مدیریت" را دارا باشد.
روابط عمومی اثربخش بایستی در سازمان و شرکت امید آفرین، بینش آفرین،تیم آفرین،مشارکت آفرین،هویت آفرین،حرکت آفرین،فکر آفرین عدالت آفرین،رضایت آفرین و........ باشد.
علیرغم هزینه بر بودن بسیاری از فعالیت های روابط عمومی، بودن این واحد در هر سازمان کمک به دیدن درست آینده، شناخت رقبا و بازار و اطلاع از نیازهای جامعه می باشد. این همان چیزی است که یک سازمان پویا به دنبال آن است.
کیفیت ارتباط بین سازمان و عموم افرادی که با آن سر و کار دارند، عامل اساسی در تحقق اهداف سازمان و ارتقاء جایگاه آن است. بر این اساس، سازمان را مرزهایش تعریف نمی کنند، بلکه سازمان توسط شبکه ذینفعان و مخاطبانش تعریف می شود. سرمایه اجتماعی ، کلید موفقیت روابط عمومی و یک سازمان در این پیوند دوسویه بین مخاطبان و سازمانهاست. تلاش برای شکل دهی به مجموعه ای هماهنگ که بتواند سازمان را به اهداف خود برساند از وظایف عمده روابط عمومی است. این هماهنگی می بایست بتواند در سطوح مختلف سازمان، در درون هر زیر سیستم، در تعامل میان زیر سیستم ها با یکدیگر، در تعامل سیستم ها با سیستم هایی که محیط آنها را تشکیل می دهند بطور موفقیت آمیزی برقرار شود. تنها در این شرایط است که می توان به شکل گیری یک کل واحد که از عهده ی انتظارات و اهداف گوناگون سازمان در جهت ارتقاء تعالی جایگاه آن برآید، امیدوار بود.
وحید خوش زرع/کارشناس ارشد علوم ارتباطات
وحید خوش زرع/ کارشناس ارشد علوم ارتباطات